La Obligación de Incluir Códigos QR en las Facturas: Todo lo que Necesitas Saber

La facturación tradicional tal como la conocemos está cambiando. Con la nueva normativa europea, las empresas deberán adaptarse a nuevas exigencias en la emisión de sus facturas, y una de las más importantes es la incorporación obligatoria de un código QR. A más tardar, el 1 de julio de 2025, será necesario que todas las facturas incluyan este elemento clave, y en este artículo te contamos los detalles más relevantes sobre esta normativa.

¿Qué es un código QR?

Un código QR (Quick Response) es una evolución del código de barras tradicional. Este sistema de almacenamiento de información es bidimensional, lo que permite que sea escaneado fácilmente por dispositivos móviles como teléfonos y tabletas. Al escanearlo, el usuario es redirigido a una web, documento, correo electrónico, número de teléfono, o cualquier otro contenido digital.

Aunque su uso es común en campañas de marketing y para mejorar la interacción entre empresas y clientes, ahora el código QR desempeñará un papel fundamental en la digitalización de las facturas.

La obligatoriedad del código QR en las facturas

De acuerdo con el Real Decreto 1007/2023, aprobado el 5 de diciembre, todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deberán incluir un código QR. Esto tiene como objetivo asegurar la integridad, autenticidad y trazabilidad de la información contenida en las facturas. El código QR permitirá a los clientes verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y comprobar la autenticidad de las facturas a través de la Agencia Tributaria.

Además, este cambio busca eliminar la posibilidad de emitir facturas fraudulentas y garantizar un mayor control tributario, sobre todo en aquellos casos en los que las facturas no se remiten automáticamente a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).

¿Qué establece el nuevo reglamento?

El nuevo reglamento que regula la facturación en España ha sido actualizado con diversas disposiciones, entre las cuales destaca la obligatoriedad del código QR. En el caso de facturas electrónicas, este código podrá ser sustituido por el contenido que represente el mismo.

Además, las facturas deberán incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, pero solo si el sistema utilizado envía automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. El propósito principal de estas medidas es facilitar la verificación de las facturas y prevenir fraudes fiscales.

Control fiscal a través del código QR

Uno de los aspectos más destacados de esta normativa es el mayor control que Hacienda ejercerá sobre autónomos y empresas. El uso del código QR permitirá a las autoridades fiscales detectar y sancionar de manera más eficiente a aquellos que emitan facturas fraudulentas o no cumplan con las normativas vigentes.

Este sistema es parte de un esfuerzo más amplio para eliminar el uso de software de facturación de doble uso, empleado por algunas empresas para generar facturas que no eran reportadas correctamente a Hacienda. Con la implementación del código QR, este tipo de prácticas fraudulentas serán mucho más difíciles de realizar.

Sanciones por incumplimiento

El no cumplimiento de esta normativa puede resultar en sanciones severas. Tanto el emisor como el receptor de facturas falsas o incorrectas podrían enfrentarse a multas de hasta el 75% del importe total de las operaciones que hayan originado la infracción. Es por eso que las empresas deberán ser más diligentes en la revisión de sus facturas antes de deducirlas en sus declaraciones fiscales.

Otros elementos obligatorios en las facturas

El código QR no será el único elemento adicional que se deberá incluir en las facturas. La normativa también introduce otros componentes obligatorios para mejorar la seguridad y evitar la falsificación, entre los que destacan:

• Encadenamiento de datos de facturas.
• Huella digital del contenido.
• Firma digital para garantizar la autenticidad de la factura.
• Base imponible, tipo impositivo y cuota tributaria.
• Referencias a exenciones del impuesto, cuando proceda.
• En el caso de medios de transporte, sus características y el historial de uso.

¿Cómo estar preparado para esta nueva normativa?

El plazo límite para cumplir con estos requisitos es el 1 de julio de 2025. Todas las empresas deberán adaptar sus sistemas de facturación antes de esta fecha, ya sea utilizando sistemas de producción de pagos acreditados por la Agencia Tributaria o a través de la aplicación oficial que implementará el propio organismo.

Es importante que las empresas comiencen cuanto antes a preparar sus sistemas de facturación para cumplir con los nuevos requisitos y evitar sanciones.

¿Cómo te podemos ayudar?

En Miranda Digital, somos expertos en la implementación de software de gestión empresarial y podemos ayudarte a adaptar tus sistemas a esta nueva normativa. Si necesitas regularizar tu facturación y estar preparado para el Real Decreto 1007/2023, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de guiarte en el proceso y asegurarnos de que tu empresa esté lista para cumplir con los nuevos requisitos de facturación.