La certificación de los sistemas de facturación es un tema prioritario para las PYMES en España, especialmente tras la entrada en vigor de la Ley Antifraude. Esta normativa busca reforzar el control fiscal, asegurar la transparencia en las operaciones comerciales y combatir el fraude tributario. En este artículo, te explicamos cómo afecta a tu negocio, qué requisitos debes cumplir y las fechas clave que no puedes perder de vista.

¿Qué implica la certificación de los sistemas de facturación?

La Ley Antifraude, aprobada en julio de 2021, establece que los sistemas y programas de facturación utilizados por empresas y autónomos deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad y legibilidad de los datos generados. Esto significa que cualquier software de facturación que utilices debe cumplir ciertos requisitos legales, evitando manipulaciones o eliminaciones fraudulentas de información.

El objetivo principal es que las autoridades fiscales puedan verificar de manera fiable la autenticidad de las facturas emitidas y recibidas, fortaleciendo el sistema tributario.

Requisitos clave para tu software de facturación

Para cumplir con esta normativa, tu software de facturación debe:

1. Estar certificado: Solo los programas que cuenten con una certificación oficial serán considerados válidos. Esto implica que el proveedor del software debe garantizar que cumple con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
2. Imposibilitar manipulaciones: El sistema debe impedir que se puedan alterar o eliminar facturas ya emitidas. Esto incluye evitar la posibilidad de llevar una doble contabilidad.
3. Generar un registro seguro: Todas las facturas deben quedar almacenadas de manera que puedan ser auditadas en cualquier momento por las autoridades fiscales.
4. Facilitar la trazabilidad: Debe ser posible seguir el recorrido de cualquier factura desde su emisión hasta su archivo, con todos los detalles intactos.

Fechas clave que debes tener en cuenta

Aunque la normativa ya está en vigor, la Agencia Tributaria ha dado margen para la adaptación. A continuación, destacamos los hitos más importantes:

• 2023: Se publicaron las especificaciones técnicas para los desarrolladores de software, estableciendo los requisitos mínimos que deben cumplir.
• 2024: Se espera que la Agencia Tributaria inicie un proceso de inspección más exhaustivo, verificando que las PYMES y los autónomos cumplen con la normativa.
• 2025: A partir de esta fecha, el uso de software de facturación certificado podría ser obligatorio para todas las empresas, sin excepción.

Es importante mantenerse actualizado, ya que las fechas exactas podrían variar según la publicación de nuevas regulaciones o extensiones de plazo.

¿Cómo preparar tu PYME?

1. Evalúa tu sistema actual: Si ya utilizas un software de facturación, verifica con el proveedor si cumple con los requisitos de la Ley Antifraude.
2. Actualiza o adquiere un software certificado: Asegúrate de que tu programa esté homologado y preparado para cumplir con la normativa. Existen en el mercado opciones específicas para PYMES que facilitan esta transición.
3. Forma a tu equipo: Capacita a tus empleados para que comprendan la importancia del uso correcto del sistema de facturación y cumplan con los procedimientos establecidos.
4. Consulta con expertos: Si tienes dudas, un asesor fiscal o un especialista en tecnología puede ayudarte a garantizar que tu empresa esté en regla.

Nuestra cartera de soluciones que cumplen con la normativa:

En este contexto, contar con un software certificado y adaptado a la normativa es fundamental. Nuestra empresa ofrece varias soluciones diseñadas para distintos tipos de negocios, asegurando cumplimiento legal y eficiencia en la gestión. A continuación, presentamos nuestras soluciones y los casos ideales para cada una:

1. Sage 50: Gestión Empresarial para Pequeñas Empresas

¿Qué es?
Sage 50 es un software de contabilidad y gestión comercial pensado para autónomos y pequeñas empresas. Su diseño intuitivo permite llevar un control total sobre la facturación, la contabilidad y la gestión de inventario, asegurando el cumplimiento de la Ley Antifraude.

Caso de uso:
Una tienda de moda que gestiona sus compras, ventas y control de stock puede utilizar Sage 50 para generar facturas de manera segura y mantener la trazabilidad de cada operación, cumpliendo con la normativa sin esfuerzo adicional.

2. Sage 200: ERP Modular para Empresas en Crecimiento

¿Qué es?
Sage 200 es un ERP modular que se adapta a empresas en expansión que requieren mayor control y personalización en su gestión contable, financiera y operativa. Permite la integración con otros sistemas y cumple con las normativas fiscales y antifraude vigentes.

Caso de uso:
Una empresa de distribución de alimentos que necesita gestionar múltiples almacenes y facturación electrónica puede beneficiarse de Sage 200, asegurando la correcta trazabilidad y el cumplimiento normativo en cada transacción.

3. Sage Laboral: Solución para la Gestión de Nóminas y Recursos Humanos

¿Qué es?
Sage Laboral está diseñado para optimizar la gestión de nóminas, contratos y seguridad social, ideal para asesorías laborales y departamentos de RRHH que requieren un sistema fiable y actualizado con las normativas laborales.

Caso de uso:
Un despacho de asesoría laboral que gestiona nóminas de múltiples clientes puede utilizar Sage Laboral para automatizar los cálculos de salarios, seguros sociales y retenciones de IRPF, garantizando precisión y cumplimiento legal.

4. Sage Despachos: Software para Asesorías y Despachos Profesionales

¿Qué es?
Sage Despachos es una solución integral para despachos profesionales y asesorías fiscales y contables. Facilita la gestión de clientes, declaraciones fiscales y presentación de impuestos, cumpliendo con la normativa antifraude.

Caso de uso:
Un despacho de abogados y asesores fiscales puede utilizar Sage Despachos para llevar la contabilidad de sus clientes, gestionar la facturación y cumplir con la Ley Antifraude sin riesgos de sanciones.

5. TGProfesional: Facturación y Gestión Avanzada

¿Qué es?
TGProfesional es una solución de facturación avanzada, ideal para empresas que buscan una gestión ágil y personalizada de su facturación, con opciones avanzadas de personalización y cumplimiento normativo.

Caso de uso:
Una empresa de servicios tecnológicos que factura proyectos a medida puede utilizar TGProfesional para emitir facturas electrónicas con total trazabilidad, asegurando la legalidad y transparencia en todas sus operaciones.

Beneficios de cumplir con la normativa gracias a nuestro software

Cumplir con la certificación de sistemas de facturación no solo te permite evitar sanciones, sino que también ofrece ventajas como:

• Mayor confianza: Tus clientes y socios sabrán que operas con total transparencia.
• Eficiencia: Los sistemas certificados suelen incluir mejoras tecnológicas que optimizan los procesos de facturación.
• Seguridad fiscal: Evitarás riesgos asociados a errores o manipulaciones que puedan derivar en inspecciones o multas.

La transición hacia un software de facturación certificado puede parecer un desafío, pero también es una oportunidad para modernizar la gestión de tu PYME y adaptarte a un entorno empresarial más transparente y eficiente. Asegúrate de cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude y no dejes esta tarea para última hora. Un enfoque proactivo no solo te permitirá cumplir con la ley, sino también fortalecerá la competitividad de tu negocio en el mercado.