¿Qué es un CRM y como puede mejorar la productividad de tu empresa?

Bienvenido,

Seguramente llevas un tiempo en el mundo empresarial y siempre sueles escuchar una palabra que muchos clientes, distribuidores o comerciales utilizan constantemente.

“De acuerdo, espero que me apunto la tarea en mi CRM«

Si quieres saber  realmente que es  un CRM y cómo puede mejorar la productividad de tu empresa y la integración entre los diferentes departamentos de tu negocio en el día a día. Sigue leyendo y te informaremos de todo esto y mucho más.

¿Qué es un CRM?

Un CRM se trata de un software mediante cual podrás gestionar la relación con tus clientes y organizar las tareas de tu equipo, además de interconectar diferentes usuarios o departamentos para agilizar tareas básicos como: La gestión comercial, el envío de información ( Marketing) y el servicio post venta o seguimiento de proyectos y clientes potenciales.

Cómo podrás observar un CRM tiene una amplia gama de herramientas que puedes utilizar para mejorar aspectos esenciales de tu empresa, los cuales te explicaremos a continuación.

Definición de CRM

La definición de CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes), el cual es resumidas cuentas es un software que nos permite centralizar los datos  y acciones realizadas entre tu empresa y nuestros clientes.

Por lo tanto la base de un CRM es la de poder compartir toda esta información de nuestros clientes y poder entender mejor sus necesidades, detectando patrones en los procesos de ventas y almacenado todo el análisis de manera que podamos controlarlo con un histórico almacenado en nuestra base de datos.

Pero realmente como influye todo esto en nuestro día a día y como podemos aprovechar sus beneficios.

Beneficios de un CRM

Un CRM, tiene diversas posibilidades pero una de las más importantes y las cuales denotarás de manera automática son:

Mejora tus procesos de Ventas

Poder controlar todo el proceso de venta desde: La creación de un clientes potencial, el envío y rectificación de presupuesto, las acciones o llamadas que realices con el cliente, el número de visitas o incluso catalogar la venta, por ejemplo en alto nivel de cierre, te permitirá dirigir de una manera más eficaz todo el proceso de captación de nuevos clientes.

Te ponemos un ejemplo

Proceso de Venta en un CRM – Ejemplo práctico 

Creación de cliente potencial: Generamos un cliente potencial dándole de Alta con los datos del primer contacto

Programar una reunión: Programamos una reunión con el cliente una vez echa la toma de datos, para añadir un recordatorio en nuestro calendario y optimizar nuestro tiempo.

• Verificación de presupuesto o propuesta: Gracias a la gestión documental, podemos enviar a los diferentes departamento la oferta para revisión en el departamento técnico o el presupuesto a nuestro supervisor o departamento de facturación para obtener luz verde y proceder a su presentación. Si es precioso pueden realizar modificaciones sobre el documento.
• Pasar a cliente final: Una vez aceptada la propuesta podemos pasar nuestro cliente potencial, en cliente final, dónde introduciremos en el programa los datos pertinentes para poder generar la factura.
• Compartir con otro departamentos: Una vez terminado el proceso podemos enviar toda la información a nuestro departamento de facturación dónde elaborarán la factura y podrán emitir la remesa o cobro correspondiente.

Y de esta manera realizaríamos  todo el seguimiento de un nuevo cliente potencial, finalizando el proceso en la facturación y cierre de la propuesta.

Mejor conexión entre departamentos y capacidad de respuesta 

Cómo toda la información se encuentra compartida en cualquier momento los usuarios de nuestro CRM,  podemos acceder a información relacionada con nuestros clientes siempre y cuando tengan los permisos pertinentes. Así podemos enviar notificaciones de llamadas entre diferentes departamentos, mejorar la capacidad de respuesta entre diferentes personas o departamentos.

Envío de información comercial o noticias

Gracias al uso de CRM podrás enviar información comercial a todos tus clientes de una manera centralizada. Por ejemplo, enviar ofertas puntuales de manera que reciban un email personalizado con sus datos y puedas aumentar las ventas del producto o bien enviar notificaciones como modificaciones en las leyes o productos que ya tengas instalados en tu base de clientes.

¿ Cómo elegir un CRM para mi empresa? 

Elegir correctamente un CRM para tu empresa es esencial, puesto que el software debe cumplir todos los requisitos que precises y no llevarte sorpresas cuando estés usándolo.

Realizar un estudio previo

 Antes de elegir un CRM es primordial realizar un estudio previo, dónde enumerar los diferentes factores que requieres para tu día a día. Lo ideal es que cuando selecciones un CRM puedas visualizar un demo, para ello lleva un documento con un ejemplo real de cómo quieres trabajar, así podrás comprobar que el software cumple con tus necesidades.

Conexión entre departamentos

No todos los CRM permiten el mismo nivel de intervención entre participantes, por lo cual lo ideal será tener claro cuales de ellos quieres que tengan plena conexión ( comerciales, otras empresas, contabilidad etc… ).

Compatibilidad

Cerciorarte de que dispones de los recursos que dispone tu empresa para el correcto uso de esta herramientas es primordial para que una vez comiences la puesta en marcha no sufras percances inesperados y dispongas de todas las herramientas informáticas para su correcta implementación.

Por lo tanto que la nueva herramienta se adapte correctamente con el software pre existente, por ejemplo tu ERP, es esencial para la simbiosis de ambos sistemas. En la mayoría de casos, los ERP cuentan con extensiones para el uso de CRM.

Implementación del CRM

Una vez comprobado los aspectos anteriores se produce la fase de implementación del CRM, la cual suele pasar por una fases concretas:

Análisis

Consiste en reunir los diferentes departamentos o personas que utilizarán la herramienta para realizar una toma de datos, mediante la cual poder encarrilar y estructurar el proyecto de manera correcta.

Propuesta

Una vez realizada esta toma de datos, reunirse y evaluar la propuesta para comprobar que el CRM se adapta correctamente con nuestra arquitectura de empresa. Si esté paso falta algún aspecto importante para nosotros, podemos realizar las rectificaciones oportunas o apuntar aspectos que se hayan podido dejar de un lado.

Instalación y formación

Una vez adaptado el software, se producirá el volcado de datos, si es necesario y se realizará la instalación, además de facilitar formación a los diferentes usuarios que tendrán acceso a la plataforma de gestión.

Proceso de adaptación

Sobretodo durante las primeras semanas, realizar un seguimiento del uso del software y que el uso de la herramienta es el correcto, además se suelen resolver pequeñas dudas de uso que puedan surgir durante el día a día.

Conclusión

Cómo podrás haber observado, la finalidad de un CRM no es más que optimizar y mejorar las diferentes tareas que son el día a día de la mayoría de empresas. Mejorando la toma de decisiones además de tener un mejor acceso a toda la información de una manera sencilla y centralizada.

Si estás pensando en instaurar un CRM dentro de tu empresa no dudes en contactar con nosotros o preguntarnos cualquier duda sobre el tema. Estaremos encantados de poder ayudarte a mejorar el funcionamiento de tu negocio.