La facturación es un aspecto crucial en la gestión de cualquier negocio. Conocer los plazos y las normativas que rigen la emisión de facturas es esencial para evitar sanciones y optimizar la gestión financiera. En este artículo, exploraremos en detalle los plazos de facturación, las excepciones y cómo estos afectan a tu contabilidad y fiscalidad.

¿Qué es el Reglamento de Facturación?

El reglamento de facturación establece que las facturas deben expedirse en el momento en que se efectúe la operación. Este criterio es inalterable para las ventas o servicios prestados a particulares. Sin embargo, existen algunas excepciones que detallaremos a continuación.

Plazos Generales para la Emisión de Facturas

Ventas a Particulares

Para las ventas o servicios prestados a particulares, la factura debe emitirse en el momento de la operación. No hay excepciones a esta regla.

Ventas a Empresarios o Profesionales

Si el destinatario es un empresario o profesional y actúa como tal, tienes hasta el día 16 del mes siguiente al del devengo del IVA para emitir la factura. Por ejemplo, si entregas un pedido el 25 de noviembre, tendrás hasta el 16 de diciembre para emitir la factura.

Excepciones en la Emisión de Facturas

Entregas Intracomunitarias de Bienes

En determinadas entregas intracomunitarias de bienes de tipo esporádico, la fecha para expedir la factura no toma como referencia el devengo en sí. En su lugar, tienes de plazo hasta el día 16 del mes siguiente a que se haya iniciado la expedición o transporte del bien con destino al adquirente.

Régimen del IVA de Caja

Cuando estás acogido al régimen del IVA de caja, los plazos son semejantes. Con los particulares, también deberás facturar al momento. Sin embargo, si el destinatario es un empresario o profesional, se toma como referencia el día 16 del mes siguiente al de la realización de la operación.

Efectos del Cierre de Facturación

El cierre de facturación afecta a diversos aspectos de tu negocio:

• Cifra de Negocios: Facturar en un ejercicio o en el siguiente modificará la cifra de negocios y, por tanto, el resultado contable.
• Impuesto sobre Sociedades: El resultado contable incide en la base imponible del impuesto sobre sociedades.
• IRPF para Autónomos: En los autónomos, afecta el rendimiento de actividades económicas del IRPF.
• Declaración de IVA: Influye en si el IVA repercutido entra en la declaración de IVA de un período o del siguiente.
• Declaraciones Informativas: En algunas declaraciones informativas, como el modelo 347, una factura puede hacer que superes o no el límite del ejercicio para informar sobre un sujeto.

¿Se Puede Elegir si una Factura Entra en el Cierre Contable?

Puede interesarte que una factura caiga en un cierre contable o fiscal anterior o posterior. Aunque haya excepciones, en la mayoría de los casos, coinciden la fecha de realización de la operación, la del devengo contable y la del devengo de impuestos.

Casos en los que Mover la Fecha de una Factura Supone un Incentivo

Beneficios Fiscales y Contables

Mover la fecha de una factura puede ofrecer ciertos beneficios fiscales o contables:

• Impuesto sobre Sociedades: Puedes querer que una factura emitida entre en el ejercicio contable siguiente para que no afecte el resultado contable ni la base imponible del impuesto sobre sociedades.
• IVA: Retrasar la fecha de emisión de una factura para que caiga en el año siguiente puede ser beneficioso si has tenido más IVA deducible que soportado.

Ejemplos Prácticos

• Devolución de IVA: Si una factura entra en el último período del año, podría disminuir una devolución de IVA o incluso requerir un ingreso. Si entra en el período siguiente, ganarás una financiación durante tres meses.
• Liquidación Mensual: Retrasar facturas emitidas puede permitirte pagar el IVA más tarde, lo que puede ser útil si tienes una liquidación mensual y la cuota te da a pagar.

Planificación Antes de Realizar una Operación

La planificación es clave para decidir cuándo realizar una operación. Analiza toda la información contable, fiscal, financiera y comercial para determinar si te conviene que una operación entre en un año o en el siguiente. Habla con tu cliente, ofrece condiciones y, si llegáis a un acuerdo, realiza la operación en el momento conveniente.

Herramientas de Gestión Integral

Contar con herramientas como Sage 50, que tienen un enfoque integral, te permitirá analizar todos los puntos importantes para tu decisión. Estas herramientas te ayudan a manejar toda la información necesaria para una correcta planificación.

Manipulación de la Fecha de Expedición de las Facturas

Aunque puede ser tentador cambiar la fecha de una factura para que entre en un ejercicio u otro, no deberías hacerlo. Existen normas estrictas que definen cuándo y cómo facturar. Además, el nuevo software antifraude puede delatar que has manipulado tus facturas, dejando un rastro informático del cambio sin justificación jurídica.

Un buen cierre de facturación y contable requiere una labor previa de planificación. A veces, tendrás que anticiparte meses o incluso años para estudiar una operación antes de realizarla. Utiliza herramientas de gestión integral y sigue las normativas para evitar problemas fiscales y contables.